Berdasarkan pantauan, para kepala daerah mulai berdatangan sekitar pukul 11.47 WIB.
Setiap peserta mengenakan seragam ala militer dengan emblem nama dan jabatan di dada, serta kalung identitas diri. Seragam loreng cokelat tersebut hanya digunakan pada awal kegiatan.
Selanjutnya, mereka akan mengganti pakaian dengan seragam loreng hijau khas Komponen Cadangan (Komcad), seperti yang digunakan dalam retret gelombang pertama.
Total peserta retret kali ini berjumlah 86 orang, setelah satu kepala daerah dari Papua Pegunungan mengundurkan diri karena orang tuanya wafat.
