Transformasi ini juga menghemat ruang dan biaya, menurut Wita, ruang penyimpanan fisik yang selama ini dipenuhi tumpukan berkas dapat dialihfungsikan untuk kebutuhan lain, sementara anggaran perawatan arsip fisik bisa digunakan untuk program prioritas yang lebih mendesak.
Sementara itu, Arsiparis Ahli Pertama Disnakertrans Purwakarta, Muhammad Irvan Mardani, menambahkan proses digitalisasi arsip dilakukan secara cermat dan teliti. Setiap lembar dokumen dipindai, hingga mengubahnya menjadi format digital terstruktur.
“Seluruh arsip yang telah diverifikasi kemudian disimpan dalam penyimpanan cloud, sehingga dapat diakses dari mana saja dan kapan saja oleh pihak berwenang,” katanya.
Irvan menjelaskan, langkah ini mempercepat pencarian data, mempermudah koordinasi, serta mendukung pengambilan keputusan, terutama dalam situasi mendesak.
Dari sisi keamanan, menurutnya, arsip digital terlindungi dari kerusakan fisik, kehilangan, maupun pencurian, sekaligus menjadi cadangan jika terjadi bencana pada arsip fisik.
